Sintonia entre área fiscal e demais setores das empresas

A área fiscal no contexto das empresas

Como profissional da área fiscal já há alguns anos, com alguma experiência em empresas de grande e médio porte, é perceptível que as pessoas da área fiscal muitas vezes são tidas como vilãs ou mesmo chatas no processo.

O fato é que para atender o arcabouço de regras e normas legais que temos em nosso país, com uma carga tributária que além de cara é muito complexa na maioria dos aspectos, exige que os profissionais de área fiscal se empenhem e isso depende de ações de outras áreas da empresa, como por exemplo: recebimento, faturamento, suprimentos, entre outras... São áreas que diretamente influenciarão no resultado das atividades da área fiscal.

A área de recebimento que normalmente recebe as mercadorias que entram na empresa e digitam as notas fiscais no sistema é de grande importância e devem ter um conhecimento razoável para ocuparem tal posição, senão poderá gerar problemas com certeza, essa é uma área que gera créditos para a empresa e recebe os XML e documentos físicos, ou seja, alimenta o livro fiscal de entradas, etc.

Suprimentos também participa muito da área fiscal, mesmo que na maioria da empresas eles não tenham muita noção disso, as negociações, compras, devoluções, remessas, tudo o que eles precisam fazer com relação a compra de mercadorias ou envio de algum material com defeito precisará de nota fiscal acompanhando e nesses casos é importante que o profissional da área tenha noção das operações fiscais que não coloquem em risco a empresa, ou que antes de tomar alguma ação que gere duvida, seja contada a área fiscal para evitar maiores problemas.

Tem alguns conceitos simples que, acredito que se as áreas envolvidas com notas fiscais tivessem, muitos problemas poderiam ser evitados, normalmente o profissional da área fiscal fica sabendo do problema só depois de ocorrido e tem que apresentar uma solução imediata como se fosse mágica, ao passo que se o fiscal participasse da solução do problema desde o inicio o processo correria de forma tranquila.

Um conceito superimportante é: não há emissão de nota fiscal sem a correspondente circulação da mercadoria (a não ser nos casos em que a legislação assim determina), então não é possível ficar solicitando ou emitindo notas fiscais para “consertar” algum tipo de erro, a legislação do estado de São Paulo veda isso e a empresa fica sujeita as penalidades do RICMS/00-SP.

Na maioria dos casos, corrigir um problema pode gerar outros problemas e expondo a empresa ao fisco e quando feito da forma correta gera custos, daí o conflito com algumas áreas que acreditam que a nota fiscal é um mero papel e pode ser emitido, cancelado, substituído, trocado... Para tudo temos regras que têm que ser seguidas, e a área fiscal tem o dever de cumprir as regras evitando assim prejuízos junto ao fisco.

As operações fiscais também me parecem uma duvida eminente para as pessoas que não são da área fiscal, mas tomam decisões e ações que dependem de notas fiscais. Segue abaixo alguns conceitos que podem ajudar as áreas correlatas com a área fiscal a trabalharem em harmonia:

DEVOLUÇÃO – Quando há compra de uma mercadoria ou produto e este não atendeu as expectativas, é feita uma devolução da mercadoria, a devolução consiste em retornar a propriedade item comprado para o vendedor, anular a venda, inclusive o pagamento da compra é baixado com a emissão de uma nota fiscal de devolução. Dependendo do que foi combinado entre vendedor e comprador a mercadoria será substituída ou não, no caso de ser enviada uma nova mercadoria terá que ser emitida uma nova nota fiscal de venda. Então, a devolução anula todos os efeitos da venda, inclusive financeiro.

REMESSA – A remessa, diferente da devolução não anula a venda e nem transfere a propriedade da mercadoria/produto/bem, a empresa continua dona do material porém está em poder de terceiros. Um exemplo comum de remessa é a Remessa Para Conserto onde um material de propriedade da empresa é enviado para manutenção por ter quebrado, ou a remessa para teste, remessa para troca em garantia... São envios de material onde a venda não será anulada, pois foi feito um acordo entre as partes e a mercadoria com defeito será consertada, substituída, testada e deverá retornar ao estabelecimento de origem.